Confidentialité

Politique de confidentialité & traitement des données

Dernière mise à jour : 27.06.2026

1. Qui sommes-nous & en quelle qualité

Medinity OS est un service édité par Emeris Sàrl, Avenue de Champel 29, 1206 Genève, Suisse (CHE-425.829.169). Contact : contact@medinity.io. Protection des données : contact@medinity.io.

Selon le type de données, Emeris Sàrl agit en deux qualités :

Sous-traitant (art. 9 nLPD / art. 28 RGPD) pour les contenus de votre clinique (profil de l'établissement, noms et fonctions des responsables, textes saisis, documents SMQ). Votre clinique est responsable du traitement ; nous agissons sur vos instructions.
Responsable du traitement pour les données de compte et de facturation (e-mail, clé de licence, crédits, paiements).

2. Quelles données sont traitées

Catégorie	Exemples	Qualité
Profil de la clinique	Raison sociale, adresse, canton, activités	Sous-traitant
Personnes responsables	Nom / fonction (Direction, médecin responsable, RQ)	Sous-traitant
Contenus & documents	Textes saisis, documents SMQ générés ou réécrits par l'IA	Sous-traitant
Compte	Adresse e-mail, clé de licence, crédits	Responsable
Paiement	Traité par notre prestataire ; aucune donnée de carte stockée	Responsable

Aucune donnée de patient identifiable ne doit être saisie. Medinity OS n'est pas destiné à traiter des données de santé de patients.

3. Finalités & bases légales

Fournir le générateur de SMQ et la rédaction par l'IA — exécution du contrat.
Transmettre vos textes au service d'IA — sur la base de votre consentement / instruction documentée (case à cocher dans l'application).
Gérer comptes, licences, crédits et facturation — exécution du contrat et obligations légales.

4. Sous-traitants ultérieurs

Pour fournir le service, nous recourons aux sous-traitants suivants, chacun lié par un contrat de sous-traitance.

Sous-traitant	Rôle	Localisation	Garanties
Infomaniak Network SA (Genève)	Hébergement web et exécution de l'application	Suisse	Résidence des données en Suisse.
Stripe Payments Europe / Stripe, Inc.	Traitement des paiements par carte	Irlande / USA	Clauses contractuelles types + Data Privacy Framework ; certification PCI-DSS.
Anthropic PBC (« Claude »)	Rédaction et réécriture de documents par l'IA — traitement des textes et fichiers que vous transmettez	USA	Clauses contractuelles types ; les données transmises via l'API ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles et font l'objet d'une conservation limitée (politique d'utilisation de l'API d'Anthropic).

Nous tenons cette liste à jour. En cas de changement de sous-traitant, nous informons les clients avec un préavis raisonnable leur permettant de s'y opposer (art. 28 al. 2 RGPD).

5. Transferts internationaux

Certains sous-traitants (Stripe Inc., Anthropic PBC) traitent des données hors de Suisse / de l'EEE, notamment aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par des clauses contractuelles types complétées de l'addendum suisse du PFPDT, et/ou par le Data Privacy Framework, avec des mesures supplémentaires. Copie des garanties sur demande à contact@medinity.io.

6. Durée de conservation

Compte / licence / crédits : durée de la relation, puis selon nos obligations légales (pièces comptables : 10 ans, art. 958f CO).
Contenus transmis à l'IA : traités de manière transitoire ; conservation limitée chez le sous-traitant selon ses conditions.
Documents générés : produits dans votre navigateur et non conservés sur nos serveurs au-delà de la session.

7. Sécurité

Chiffrement en transit (HTTPS/TLS), clés d'accès au service d'IA conservées côté serveur uniquement, contrôle d'accès par licence, journalisation minimale. (Art. 8 nLPD / art. 32 RGPD.)

8. Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition et de portabilité. Pour les exercer : contact@medinity.io. Vous pouvez aussi adresser une réclamation au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

9. Propriété intellectuelle & licence d'utilisation des documents

Les modèles, la structure du SMQ et le moteur de génération de Medinity OS restent la propriété d'Emeris Sàrl. Après génération, les documents produits appartiennent à votre clinique : vous pouvez les utiliser, les adapter et les diffuser librement au sein de votre établissement pour votre système de management de la qualité.

Il vous est en revanche interdit de revendre, redistribuer, publier ou mettre à disposition de tiers les modèles, le contenu généré ou des extraits substantiels de Medinity OS comme produit, modèle ou service réutilisable, à titre gratuit ou onéreux, en dehors de l'usage interne de votre clinique. Les exports PDF protégés portent un filigrane et une référence propres à votre établissement à des fins de traçabilité.

10. Données de recrutement (module Medinity RH)

Le module Medinity RH traite, pour le compte de votre clinique (responsable du traitement), les données de candidature que vous y saisissez ou importez (CV, lettre de motivation, diplômes/habilitations, coordonnées). Emeris Sàrl agit comme sous-traitant.

Finalité & base légale : présélection de candidatures à votre demande (mesures précontractuelles / intérêt légitime de l'employeur, ou consentement du candidat selon le cas).
Traitement par l'IA : le texte des candidatures est transmis au service d'IA (sous-traitant ultérieur, hébergé hors de Suisse) pour produire une analyse d'aide à la décision ; les fichiers PDF sont lus dans votre navigateur et seul le texte extrait est transmis.
Pas de décision entièrement automatisée (art. 21 LPD ; art. 22 RGPD pour les candidats UE) : l'IA fournit une recommandation d'aide à la décision ; la clinique procède à une appréciation humaine individualisée avant toute présélection ou écartement. L'IA est instruite de n'évaluer que des critères liés au poste et de ne pas tenir compte des caractéristiques protégées ; les données transmises sont limitées au nécessaire.
Information des candidats : vous devez informer les candidats de ce traitement et du recours à une aide à la décision par IA, et disposer de la base légale requise.
Offres publiées en ligne : si vous publiez une offre via Medinity RH, les candidats postulent via un formulaire en ligne et donnent leur consentement explicite ; leurs données (nom, e-mail, message, CV) sont stockées de manière sécurisée chez notre hébergeur en Suisse (Infomaniak), accessibles à votre seule clinique, et supprimées automatiquement après 180 jours (ou plus tôt à votre demande).
Conservation : hormis les candidatures reçues via une offre publiée en ligne (ci-dessus), les dossiers que vous importez manuellement ne sont pas conservés sur nos serveurs au-delà du traitement nécessaire à l'analyse ; leur conservation relève de votre clinique, dans le respect des durées légales (suppression des dossiers non retenus dans un délai raisonnable, sauf consentement à une conservation plus longue).

11. Historique des conversations (fonction Pro)

Lorsque vous utilisez l'assistant IA de Medinity OS avec un compte Pro, vos conversations peuvent être enregistrées afin de les retrouver et de les rouvrir depuis n'importe quel appareil. Pour cette fonctionnalité, Emeris Sàrl agit en qualité de responsable du traitement du contenu de votre compte. Finalité : fournir la fonction d'historique (liste, recherche, réouverture, suppression) ; ce traitement ne donne lieu à aucun appel au moteur d'IA et ne consomme aucun crédit. Données enregistrées : uniquement du texte — vos messages, les réponses de l'assistant, les « sources » de citation et le nom des fichiers joints, ainsi qu'un identifiant technique et des horodatages. Aucune donnée de patient identifiable ne doit y être saisie, et aucun contenu de fichier (octets, images, blocs de données) n'est enregistré — seuls les noms de fichiers le sont. Cloisonnement : chaque historique est strictement isolé par compte, associé à une empreinte (hash) de votre clé Pro ; la clé elle-même n'est jamais stockée ni journalisée. Hébergement & chiffrement : les données sont hébergées en Suisse chez Infomaniak et chiffrées au repos. Conservation & suppression : vous pouvez supprimer une conversation ou effacer tout votre historique à tout moment depuis l'assistant ; les conversations les plus anciennes sont automatiquement purgées au-delà d'un plafond. La désactivation de la clé Pro rend l'historique inaccessible.

12. Compte et authentification (connexion par e-mail)

Pour vous connecter à votre compte Medinity OS, vous pouvez utiliser un lien magique envoyé par e-mail (connexion sans mot de passe). Pour cette fonctionnalité, Emeris Sàrl agit en qualité de responsable du traitement. Finalité : créer votre compte, vérifier que vous contrôlez l'adresse e-mail et maintenir votre session de connexion. Base légale : l'exécution du contrat et les mesures précontractuelles (art. 31 nLPD, art. 6(1)(b) RGPD). Données traitées : votre adresse e-mail, un jeton de connexion à usage unique et de courte durée (conservé sous forme d'empreinte / hash), un identifiant de session (cookie strictement nécessaire, HttpOnly/Secure) et des horodatages. Cookies : le cookie de session est strictement nécessaire au fonctionnement de la connexion ; aucun cookie publicitaire ou de suivi n'est utilisé. Hébergement : ces données sont hébergées en Suisse chez Infomaniak ; les e-mails de connexion sont envoyés via notre infrastructure de messagerie. Conservation : les jetons de connexion expirent après 15 minutes ou dès leur première utilisation ; les sessions expirent après une période d'inactivité (par défaut 30 jours) ou lors de votre déconnexion. Vos droits : vous pouvez vous déconnecter à tout moment et demander la suppression de votre compte en écrivant à contact@medinity.io.

13. Contact

Emeris Sàrl — Medinity OS · Avenue de Champel 29, 1206 Genève, Suisse · contact@medinity.io

Privacy

Privacy Policy & Data Processing

Last updated: 27.06.2026

1. Who we are & in what capacity

Medinity OS is a service operated by Emeris Sàrl, Avenue de Champel 29, 1206 Geneva, Switzerland (CHE-425.829.169). Contact: contact@medinity.io. Data protection: contact@medinity.io.

Depending on the type of data, Emeris Sàrl acts in two capacities:

Processor (art. 9 revFADP / art. 28 GDPR) for your clinic's content (establishment profile, names and roles of managers, entered texts, QMS documents). Your clinic is the controller; we act on your instructions.
Controller for account and billing data (email, licence key, credits, payments).

2. What data is processed

Category	Examples	Capacity
Clinic profile	Company name, address, canton, activities	Processor
Responsible persons	Name / role (Management, responsible physician, QM)	Processor
Content & documents	Entered texts, QMS documents generated or rewritten by the AI	Processor
Account	Email address, licence key, credits	Controller
Payment	Processed by our provider; no card data stored	Controller

No identifiable patient data may be entered. Medinity OS is not intended to process patient health data.

3. Purposes & legal bases

Providing the QMS generator and AI drafting — performance of the contract.
Transmitting your texts to the AI service — on the basis of your consent / documented instruction (checkbox in the application).
Managing accounts, licences, credits and billing — performance of the contract and legal obligations.

4. Sub-processors

To provide the service, we use the following sub-processors, each bound by a data processing agreement.

Sub-processor	Role	Location	Safeguards
Infomaniak Network SA (Geneva)	Web hosting and application execution	Switzerland	Data residency in Switzerland.
Stripe Payments Europe / Stripe, Inc.	Card payment processing	Ireland / USA	Standard Contractual Clauses + Data Privacy Framework; PCI-DSS certification.
Anthropic PBC ("Claude")	AI drafting and rewriting of documents — processing of the text and files you submit	USA	Standard Contractual Clauses; data submitted via the API is not used to train the models and is subject to limited retention (Anthropic's API usage policy).

We keep this list up to date. In the event of a change of sub-processor, we inform clients with reasonable advance notice allowing them to object (art. 28(2) GDPR).

5. International transfers

Some sub-processors (Stripe Inc., Anthropic PBC) process data outside Switzerland / the EEA, in particular in the United States. These transfers are governed by Standard Contractual Clauses supplemented by the FDPIC's Swiss addendum, and/or by the Data Privacy Framework, with additional measures. A copy of the safeguards is available on request at contact@medinity.io.

6. Retention period

Account / licence / credits: for the duration of the relationship, then in accordance with our legal obligations (accounting records: 10 years, art. 958f Swiss Code of Obligations (CO)).
Content transmitted to the AI: processed on a transient basis; limited retention at the sub-processor in accordance with its terms.
Generated documents: produced in your browser and not stored on our servers beyond the session.

7. Security

Encryption in transit (HTTPS/TLS), AI service access keys stored server-side only, access control by licence, minimal logging. (Art. 8 revFADP / art. 32 GDPR.)

8. Your rights

You have the rights of access, rectification, erasure, objection and portability. To exercise them: contact@medinity.io. You may also lodge a complaint with the Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC).

9. Intellectual property & licence to use the documents

The templates, the QMS structure and the Medinity OS generation engine remain the property of Emeris Sàrl. Once generated, the resulting documents belong to your clinic: you may use, adapt and distribute them freely within your own organisation for your quality-management system.

You may not, however, resell, redistribute, publish or make available to third parties the templates, the generated content or substantial extracts of Medinity OS as a reusable product, template or service, whether free of charge or for a fee, outside your clinic's internal use. Protected PDF exports carry a watermark and a reference specific to your organisation for traceability.

10. Recruitment data (Medinity RH module)

The Medinity RH module processes, on behalf of your clinic (controller), the application data you enter or import (CV, cover letter, diplomas/authorizations, contact details). Emeris Sàrl acts as processor.

Purpose & legal basis: shortlisting of applications at your request (pre-contractual measures / legitimate interest of the employer, or candidate consent as applicable).
AI processing: the text of the applications is transmitted to the AI service (sub-processor, hosted outside Switzerland) to produce a decision-support analysis; PDF files are read in your browser and only the extracted text is transmitted.
No solely automated decision (art. 21 FADP; art. 22 GDPR for EU candidates): the AI provides a decision-support recommendation; the clinic makes an individualised human assessment before any shortlisting or rejection. The AI is instructed to assess only job-related criteria and to disregard protected characteristics; the data transmitted is limited to what is necessary.
Informing candidates: you must inform candidates of this processing and of the use of AI decision support, and hold the required legal basis.
Online job postings: if you publish an offer via Medinity RH, candidates apply through an online form and give explicit consent; their data (name, e-mail, message, CV) is stored securely with our host in Switzerland (Infomaniak), accessible only to your clinic, and automatically deleted after 180 days (or earlier at your request).
Retention: except for applications received via an online posting (above), files you import manually are not stored on our servers beyond the processing needed for the analysis; their retention is your clinic's responsibility, in compliance with legal periods (deletion of rejected applications within a reasonable period, unless consent to longer retention).

11. Conversation history (Pro feature)

When you use the Medinity OS AI assistant with a Pro account, your conversations may be saved so you can find and reopen them from any device. For this feature, Emeris Sàrl acts as the data controller of your account content. Purpose: to provide the history feature (list, search, reopen, delete); this processing makes no AI call and consumes no credit. Data stored: text only — your messages, the assistant's replies, citation "sources" and the names of attached files, plus a technical identifier and timestamps. No identifiable patient data must be entered, and no file content (bytes, images, data blocks) is stored — only file names. Isolation: each history is strictly isolated per account, tied to a hash of your Pro key; the key itself is never stored or logged. Hosting & encryption: data is hosted in Switzerland at Infomaniak and encrypted at rest. Retention & deletion: you can delete a conversation or clear your entire history at any time from the assistant; the oldest conversations are automatically pruned beyond a cap. Deactivating the Pro key makes the history inaccessible.

12. Account & sign-in (email login)

To sign in to your Medinity OS account you can use a magic link sent by email (passwordless sign-in). For this feature, Emeris Sàrl acts as the data controller. Purpose: to create your account, verify that you control the email address, and maintain your sign-in session. Legal basis: performance of the contract and pre-contractual steps (art. 31 FADP, art. 6(1)(b) GDPR). Data processed: your email address, a single-use, short-lived sign-in token (stored as a hash), a session identifier (a strictly necessary HttpOnly/Secure cookie), and timestamps. Cookies: the session cookie is strictly necessary for sign-in to work; no advertising or tracking cookies are used. Hosting: this data is hosted in Switzerland at Infomaniak; sign-in emails are sent through our mail infrastructure. Retention: sign-in tokens expire after 15 minutes or as soon as they are first used; sessions expire after a period of inactivity (default 30 days) or when you sign out. Your rights: you can sign out at any time and request deletion of your account by writing to contact@medinity.io.

13. Contact

Emeris Sàrl — Medinity OS · Avenue de Champel 29, 1206 Geneva, Switzerland · contact@medinity.io

Datenschutz

Datenschutzerklärung & Datenverarbeitung

Zuletzt aktualisiert: 27.06.2026

1. Wer wir sind & in welcher Eigenschaft

Medinity OS ist ein von Emeris Sàrl betriebener Dienst, Avenue de Champel 29, 1206 Genf, Schweiz (CHE-425.829.169). Kontakt: contact@medinity.io. Datenschutz: contact@medinity.io.

Je nach Art der Daten handelt Emeris Sàrl in zwei Eigenschaften:

Auftragsbearbeiter (Art. 9 revDSG / Art. 28 DSGVO) für die Inhalte Ihrer Klinik (Einrichtungsprofil, Namen und Funktionen der Verantwortlichen, eingegebene Texte, QMS-Dokumente). Ihre Klinik ist Verantwortlicher; wir handeln auf Ihre Weisung.
Verantwortlicher für die Konto- und Rechnungsdaten (E-Mail, Lizenzschlüssel, Guthaben, Zahlungen).

2. Welche Daten werden verarbeitet

Kategorie	Beispiele	Eigenschaft
Klinikprofil	Firma, Adresse, Kanton, Tätigkeiten	Auftragsbearbeiter
Verantwortliche Personen	Name / Funktion (Direktion, verantwortlicher Arzt, QB)	Auftragsbearbeiter
Inhalte & Dokumente	Eingegebene Texte, von der KI generierte oder umgeschriebene QMS-Dokumente	Auftragsbearbeiter
Konto	E-Mail-Adresse, Lizenzschlüssel, Guthaben	Verantwortlicher
Zahlung	Von unserem Dienstleister verarbeitet; keine Kartendaten gespeichert	Verantwortlicher

Keine identifizierbaren Patientendaten dürfen eingegeben werden. Medinity OS ist nicht für die Verarbeitung von Gesundheitsdaten von Patienten bestimmt.

3. Zwecke & Rechtsgrundlagen

Bereitstellung des QMS-Generators und der Texterstellung durch die KI — Vertragserfüllung.
Übermittlung Ihrer Texte an den KI-Dienst — auf Grundlage Ihrer Einwilligung / dokumentierten Weisung (Kontrollkästchen in der Anwendung).
Verwaltung von Konten, Lizenzen, Guthaben und Rechnungsstellung — Vertragserfüllung und gesetzliche Pflichten.

4. Unterauftragsbearbeiter

Zur Erbringung des Dienstes greifen wir auf die folgenden Unterauftragsbearbeiter zurück, die jeweils durch einen Auftragsbearbeitungsvertrag gebunden sind.

Unterauftragsbearbeiter	Rolle	Standort	Garantien
Infomaniak Network SA (Genf)	Webhosting und Ausführung der Anwendung	Schweiz	Datenhaltung in der Schweiz.
Stripe Payments Europe / Stripe, Inc.	Verarbeitung von Kartenzahlungen	Irland / USA	Standardvertragsklauseln (SCC) + Data Privacy Framework; PCI-DSS-Zertifizierung.
Anthropic PBC („Claude")	KI-gestützte Erstellung und Überarbeitung von Dokumenten — Verarbeitung der von Ihnen übermittelten Texte und Dateien	USA	Standardvertragsklauseln (SCC); über die API übermittelte Daten werden nicht zum Training der Modelle verwendet und unterliegen einer begrenzten Aufbewahrung (API-Nutzungsrichtlinie von Anthropic).

Wir halten diese Liste auf dem aktuellen Stand. Im Falle eines Wechsels des Unterauftragsbearbeiters informieren wir die Kunden mit einer angemessenen Vorankündigung, die es ihnen ermöglicht, Einspruch zu erheben (Art. 28 Abs. 2 DSGVO).

5. Internationale Übermittlungen

Einige Unterauftragsbearbeiter (Stripe Inc., Anthropic PBC) verarbeiten Daten ausserhalb der Schweiz / des EWR, insbesondere in den Vereinigten Staaten. Diese Übermittlungen werden durch Standardvertragsklauseln (SCC), ergänzt durch das Schweizer Addendum des EDÖB, und/oder durch das Data Privacy Framework, mit zusätzlichen Massnahmen, geregelt. Eine Kopie der Garantien auf Anfrage unter contact@medinity.io.

6. Aufbewahrungsdauer

Konto / Lizenz / Guthaben: Dauer der Geschäftsbeziehung, danach gemäss unseren gesetzlichen Pflichten (Buchhaltungsunterlagen: 10 Jahre, Art. 958f OR).
An die KI übermittelte Inhalte: vorübergehend verarbeitet; begrenzte Aufbewahrung beim Unterauftragsbearbeiter gemäss dessen Bedingungen.
Generierte Dokumente: werden in Ihrem Browser erzeugt und nicht über die Sitzung hinaus auf unseren Servern gespeichert.

7. Sicherheit

Verschlüsselung bei der Übertragung (HTTPS/TLS), Zugangsschlüssel zum KI-Dienst werden ausschliesslich serverseitig aufbewahrt, Zugriffskontrolle über Lizenz, minimale Protokollierung. (Art. 8 revDSG / Art. 32 DSGVO.)

8. Ihre Rechte

Sie verfügen über die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit. Zur Ausübung: contact@medinity.io. Sie können auch eine Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) einreichen.

9. Geistiges Eigentum & Nutzungslizenz für die Dokumente

Die Vorlagen, die QMS-Struktur und die Generierungs-Engine von Medinity OS bleiben Eigentum von Emeris Sàrl. Nach der Erstellung gehören die erzeugten Dokumente Ihrer Praxis: Sie dürfen sie innerhalb Ihrer Einrichtung frei verwenden, anpassen und verbreiten — für Ihr Qualitätsmanagementsystem.

Es ist Ihnen jedoch untersagt, die Vorlagen, die generierten Inhalte oder wesentliche Auszüge von Medinity OS als wiederverwendbares Produkt, Vorlage oder Dienstleistung weiterzuverkaufen, weiterzuverbreiten, zu veröffentlichen oder Dritten zur Verfügung zu stellen — entgeltlich oder unentgeltlich, ausserhalb der internen Nutzung Ihrer Praxis. Geschützte PDF-Exporte tragen ein Wasserzeichen und eine für Ihre Einrichtung spezifische Referenz zur Nachverfolgbarkeit.

10. Rekrutierungsdaten (Modul Medinity RH)

Das Modul Medinity RH verarbeitet im Auftrag Ihrer Praxis (Verantwortlicher) die Bewerbungsdaten, die Sie erfassen oder importieren (Lebenslauf, Motivationsschreiben, Diplome/Befähigungen, Kontaktdaten). Emeris Sàrl handelt als Auftragsbearbeiter.

Zweck & Rechtsgrundlage: Vorauswahl von Bewerbungen auf Ihre Anfrage (vorvertragliche Massnahmen / berechtigtes Interesse des Arbeitgebers oder Einwilligung des Kandidaten je nach Fall).
KI-Verarbeitung: Der Text der Bewerbungen wird an den KI-Dienst (Unterauftragsbearbeiter, ausserhalb der Schweiz gehostet) übermittelt, um eine Analyse als Entscheidungshilfe zu erstellen; PDF-Dateien werden in Ihrem Browser gelesen und nur der extrahierte Text wird übermittelt.
Keine ausschliesslich automatisierte Entscheidung (Art. 21 DSG; Art. 22 DSGVO für EU-Kandidaten): Die KI liefert eine Empfehlung als Entscheidungshilfe; die Praxis nimmt vor jeder Vorauswahl oder Ablehnung eine individuelle menschliche Beurteilung vor. Die KI wird angewiesen, nur stellenbezogene Kriterien zu bewerten und geschützte Merkmale nicht zu berücksichtigen; die übermittelten Daten beschränken sich auf das Notwendige.
Information der Kandidaten: Sie müssen die Kandidaten über diese Verarbeitung und den Einsatz einer KI-Entscheidungshilfe informieren und über die erforderliche Rechtsgrundlage verfügen.
Online veröffentlichte Stellenangebote: Wenn Sie ein Angebot über Medinity RH veröffentlichen, bewerben sich Kandidaten über ein Online-Formular und erteilen ihre ausdrückliche Einwilligung; ihre Daten (Name, E-Mail, Nachricht, Lebenslauf) werden sicher bei unserem Hoster in der Schweiz (Infomaniak) gespeichert, sind nur Ihrer Praxis zugänglich und werden nach 180 Tagen automatisch gelöscht (oder früher auf Ihre Anfrage).
Aufbewahrung: Mit Ausnahme der über ein online veröffentlichtes Angebot eingegangenen Bewerbungen (siehe oben) werden manuell importierte Unterlagen über die für die Analyse erforderliche Verarbeitung hinaus nicht auf unseren Servern gespeichert; ihre Aufbewahrung liegt in der Verantwortung Ihrer Praxis unter Einhaltung der gesetzlichen Fristen (Löschung abgelehnter Bewerbungen innert angemessener Frist, sofern keine Einwilligung zu längerer Aufbewahrung vorliegt).

11. Gesprächsverlauf (Pro-Funktion)

Wenn Sie den KI-Assistenten von Medinity OS mit einem Pro-Konto nutzen, können Ihre Gespräche gespeichert werden, damit Sie sie auf jedem Gerät wiederfinden und erneut öffnen können. Für diese Funktion handelt Emeris Sàrl als Verantwortliche für den Inhalt Ihres Kontos. Zweck: Bereitstellung der Verlaufsfunktion (Liste, Suche, Wiederöffnen, Löschen); diese Verarbeitung löst keinen KI-Aufruf aus und verbraucht kein Guthaben. Gespeicherte Daten: ausschliesslich Text — Ihre Nachrichten, die Antworten des Assistenten, Zitat-„Quellen" und die Namen beigefügter Dateien sowie eine technische Kennung und Zeitstempel. Es dürfen keine identifizierbaren Patientendaten eingegeben werden, und es werden keine Dateiinhalte (Bytes, Bilder, Datenblöcke) gespeichert — nur Dateinamen. Trennung: jeder Verlauf ist streng pro Konto isoliert und an einen Hash Ihres Pro-Schlüssels gebunden; der Schlüssel selbst wird nie gespeichert oder protokolliert. Hosting & Verschlüsselung: die Daten werden in der Schweiz bei Infomaniak gehostet und im Ruhezustand verschlüsselt. Aufbewahrung & Löschung: Sie können jederzeit im Assistenten ein Gespräch löschen oder Ihren gesamten Verlauf löschen; die ältesten Gespräche werden über einer Obergrenze automatisch entfernt. Die Deaktivierung des Pro-Schlüssels macht den Verlauf unzugänglich.

12. Konto & Anmeldung (E-Mail-Login)

Um sich bei Ihrem Medinity-OS-Konto anzumelden, können Sie einen per E-Mail zugesandten Magic-Link verwenden (Anmeldung ohne Passwort). Für diese Funktion handelt Emeris Sàrl als Verantwortliche. Zweck: Erstellung Ihres Kontos, Überprüfung, dass Sie die E-Mail-Adresse kontrollieren, und Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldesitzung. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und vorvertragliche Massnahmen (Art. 31 DSG, Art. 6(1)(b) DSGVO). Verarbeitete Daten: Ihre E-Mail-Adresse, ein einmaliger, kurzlebiger Anmelde-Token (als Hash gespeichert), eine Sitzungskennung (ein unbedingt erforderliches HttpOnly/Secure-Cookie) sowie Zeitstempel. Cookies: das Sitzungs-Cookie ist für die Anmeldung unbedingt erforderlich; es werden keine Werbe- oder Tracking-Cookies verwendet. Hosting: diese Daten werden in der Schweiz bei Infomaniak gehostet; Anmelde-E-Mails werden über unsere Mail-Infrastruktur versendet. Aufbewahrung: Anmelde-Token verfallen nach 15 Minuten oder sobald sie erstmals verwendet werden; Sitzungen verfallen nach einer Inaktivitätsphase (standardmässig 30 Tage) oder bei Ihrer Abmeldung. Ihre Rechte: Sie können sich jederzeit abmelden und die Löschung Ihres Kontos unter contact@medinity.io verlangen.

13. Kontakt

Emeris Sàrl — Medinity OS · Avenue de Champel 29, 1206 Genf, Schweiz · contact@medinity.io

Riservatezza

Informativa sulla privacy & trattamento dei dati

Ultimo aggiornamento: 27.06.2026

1. Chi siamo & in quale qualità

Medinity OS è un servizio gestito da Emeris Sàrl, Avenue de Champel 29, 1206 Ginevra, Svizzera (CHE-425.829.169). Contatto: contact@medinity.io. Protezione dei dati: contact@medinity.io.

A seconda del tipo di dati, Emeris Sàrl agisce in due qualità:

Responsabile del trattamento (art. 9 nLPD / art. 28 GDPR) per i contenuti della vostra clinica (profilo dell'istituto, nomi e funzioni dei responsabili, testi inseriti, documenti SGQ). La vostra clinica è titolare del trattamento; noi agiamo secondo le vostre istruzioni.
Titolare del trattamento per i dati di account e di fatturazione (e-mail, chiave di licenza, crediti, pagamenti).

2. Quali dati vengono trattati

Categoria	Esempi	Qualità
Profilo della clinica	Ragione sociale, indirizzo, cantone, attività	Responsabile del trattamento
Persone responsabili	Nome / funzione (Direzione, medico responsabile, RQ)	Responsabile del trattamento
Contenuti & documenti	Testi inseriti, documenti SGQ generati o riscritti dall'IA	Responsabile del trattamento
Account	Indirizzo e-mail, chiave di licenza, crediti	Titolare
Pagamento	Trattato dal nostro fornitore; nessun dato della carta memorizzato	Titolare

Nessun dato identificabile di pazienti deve essere inserito. Medinity OS non è destinato al trattamento di dati sanitari dei pazienti.

3. Finalità & basi giuridiche

Fornire il generatore di SGQ e la redazione tramite IA — esecuzione del contratto.
Trasmettere i vostri testi al servizio di IA — sulla base del vostro consenso / istruzione documentata (casella da selezionare nell'applicazione).
Gestire account, licenze, crediti e fatturazione — esecuzione del contratto e obblighi legali.

4. Sub-responsabili del trattamento

Per fornire il servizio, ci avvaliamo dei seguenti sub-responsabili del trattamento, ciascuno vincolato da un contratto di responsabilità del trattamento.

Sub-responsabile del trattamento	Ruolo	Localizzazione	Garanzie
Infomaniak Network SA (Ginevra)	Hosting web ed esecuzione dell'applicazione	Svizzera	Residenza dei dati in Svizzera.
Stripe Payments Europe / Stripe, Inc.	Trattamento dei pagamenti con carta	Irlanda / USA	Clausole contrattuali tipo (CCT) + Data Privacy Framework; certificazione PCI-DSS.
Anthropic PBC («Claude»)	Redazione e riscrittura di documenti tramite IA — trattamento dei testi e file che trasmettete	USA	Clausole contrattuali tipo (CCT); i dati trasmessi tramite l'API non sono utilizzati per addestrare i modelli e sono soggetti a conservazione limitata (politica d'uso dell'API di Anthropic).

Manteniamo aggiornato questo elenco. In caso di cambiamento di sub-responsabile del trattamento, informiamo i clienti con un preavviso ragionevole che consenta loro di opporsi (art. 28 cpv. 2 GDPR).

5. Trasferimenti internazionali

Alcuni sub-responsabili del trattamento (Stripe Inc., Anthropic PBC) trattano dati al di fuori della Svizzera / del SEE, in particolare negli Stati Uniti. Tali trasferimenti sono disciplinati da clausole contrattuali tipo (CCT) integrate dall'addendum svizzero dell'IFPDT, e/o dal Data Privacy Framework, con misure supplementari. Copia delle garanzie su richiesta a contact@medinity.io.

6. Durata di conservazione

Account / licenza / crediti: durata del rapporto, poi secondo i nostri obblighi legali (documenti contabili: 10 anni, art. 958f CO (Codice delle obbligazioni)).
Contenuti trasmessi all'IA: trattati in modo transitorio; conservazione limitata presso il sub-responsabile del trattamento secondo le sue condizioni.
Documenti generati: prodotti nel vostro browser e non conservati sui nostri server oltre la sessione.

7. Sicurezza

Cifratura in transito (HTTPS/TLS), chiavi di accesso al servizio di IA conservate esclusivamente lato server, controllo degli accessi tramite licenza, registrazione minima. (Art. 8 nLPD / art. 32 GDPR.)

8. I vostri diritti

Avete il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, opposizione e portabilità. Per esercitarli: contact@medinity.io. Potete inoltre presentare un reclamo all'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT).

9. Proprietà intellettuale & licenza d'uso dei documenti

I modelli, la struttura del SGQ e il motore di generazione di Medinity OS restano proprietà di Emeris Sàrl. Una volta generati, i documenti prodotti appartengono alla vostra clinica: potete utilizzarli, adattarli e diffonderli liberamente all'interno del vostro istituto per il vostro sistema di gestione della qualità.

Vi è però vietato rivendere, ridistribuire, pubblicare o mettere a disposizione di terzi i modelli, il contenuto generato o estratti sostanziali di Medinity OS come prodotto, modello o servizio riutilizzabile, a titolo gratuito o oneroso, al di fuori dell'uso interno della vostra clinica. Le esportazioni PDF protette riportano una filigrana e un riferimento propri del vostro istituto a fini di tracciabilità.

10. Dati di reclutamento (modulo Medinity RH)

Il modulo Medinity RH tratta, per conto della vostra clinica (titolare del trattamento), i dati di candidatura che inserite o importate (CV, lettera di motivazione, diplomi/abilitazioni, recapiti). Emeris Sàrl agisce come responsabile del trattamento.

Finalità & base giuridica: preselezione delle candidature su vostra richiesta (misure precontrattuali / interesse legittimo del datore di lavoro, o consenso del candidato a seconda dei casi).
Trattamento da parte dell'IA: il testo delle candidature è trasmesso al servizio di IA (sub-responsabile, ospitato fuori dalla Svizzera) per produrre un'analisi di supporto alla decisione; i file PDF sono letti nel vostro browser e viene trasmesso solo il testo estratto.
Nessuna decisione interamente automatizzata (art. 21 LPD; art. 22 GDPR per i candidati UE): l'IA fornisce una raccomandazione di supporto alla decisione; la clinica effettua una valutazione umana individualizzata prima di ogni preselezione o esclusione. L'IA è istruita a valutare solo criteri legati alla posizione e a non tenere conto delle caratteristiche protette; i dati trasmessi sono limitati al necessario.
Informazione dei candidati: dovete informare i candidati di questo trattamento e del ricorso a un supporto decisionale tramite IA, e disporre della base giuridica richiesta.
Offerte pubblicate online: se pubblicate un'offerta tramite Medinity RH, i candidati si candidano tramite un modulo online e prestano il loro consenso esplicito; i loro dati (nome, e-mail, messaggio, CV) sono conservati in modo sicuro presso il nostro host in Svizzera (Infomaniak), accessibili solo alla vostra clinica, ed eliminati automaticamente dopo 180 giorni (o prima su vostra richiesta).
Conservazione: ad eccezione delle candidature ricevute tramite un'offerta pubblicata online (sopra), i fascicoli che importate manualmente non sono conservati sui nostri server oltre il trattamento necessario all'analisi; la loro conservazione è di competenza della vostra clinica, nel rispetto dei termini di legge (cancellazione delle candidature non selezionate entro un termine ragionevole, salvo consenso a una conservazione più lunga).

11. Cronologia delle conversazioni (funzione Pro)

Quando utilizzate l'assistente IA di Medinity OS con un account Pro, le vostre conversazioni possono essere salvate per ritrovarle e riaprirle da qualsiasi dispositivo. Per questa funzione, Emeris Sàrl agisce in qualità di titolare del trattamento del contenuto del vostro account. Finalità: fornire la funzione di cronologia (elenco, ricerca, riapertura, eliminazione); questo trattamento non comporta alcuna chiamata al motore di IA e non consuma alcun credito. Dati registrati: solo testo — i vostri messaggi, le risposte dell'assistente, le « fonti » di citazione e il nome dei file allegati, oltre a un identificatore tecnico e a marche temporali. Non devono essere inseriti dati identificabili dei pazienti, e nessun contenuto dei file (byte, immagini, blocchi di dati) viene registrato — solo i nomi dei file. Isolamento: ogni cronologia è rigorosamente isolata per account, associata a un'impronta (hash) della vostra chiave Pro; la chiave stessa non è mai memorizzata né registrata. Hosting e cifratura: i dati sono ospitati in Svizzera presso Infomaniak e cifrati a riposo. Conservazione ed eliminazione: potete eliminare una conversazione o cancellare tutta la cronologia in qualsiasi momento dall'assistente; le conversazioni più vecchie vengono eliminate automaticamente oltre un limite. La disattivazione della chiave Pro rende la cronologia inaccessibile.

12. Account e accesso (login via e-mail)

Per accedere al vostro account Medinity OS potete utilizzare un link magico inviato via e-mail (accesso senza password). Per questa funzione, Emeris Sàrl agisce in qualità di titolare del trattamento. Finalità: creare il vostro account, verificare che controllate l'indirizzo e-mail e mantenere la vostra sessione di accesso. Base giuridica: l'esecuzione del contratto e le misure precontrattuali (art. 31 LPD, art. 6(1)(b) GDPR). Dati trattati: il vostro indirizzo e-mail, un token di accesso monouso e di breve durata (conservato sotto forma di hash), un identificatore di sessione (cookie strettamente necessario, HttpOnly/Secure) e marche temporali. Cookie: il cookie di sessione è strettamente necessario al funzionamento dell'accesso; non vengono utilizzati cookie pubblicitari o di tracciamento. Hosting: questi dati sono ospitati in Svizzera presso Infomaniak; le e-mail di accesso vengono inviate tramite la nostra infrastruttura di posta. Conservazione: i token di accesso scadono dopo 15 minuti o al primo utilizzo; le sessioni scadono dopo un periodo di inattività (predefinito 30 giorni) o quando vi disconnettete. I vostri diritti: potete disconnettervi in qualsiasi momento e richiedere la cancellazione del vostro account scrivendo a contact@medinity.io.

13. Contatto

Emeris Sàrl — Medinity OS · Avenue de Champel 29, 1206 Ginevra, Svizzera · contact@medinity.io